Descripción del servicio

Trabajamos con los responsables de liderazgo, operaciones, finanzas y los equipos técnicos para analizar el modelo operativo actual y definir un estado objetivo que mejore la eficiencia y la rendición de cuentas. El proyecto comienza con la comprensión de los flujos de trabajo del ciclo de vida de los inmuebles, incluyendo el arrendamiento, la incorporación de nuevos inquilinos, el mantenimiento, la facturación, el cobro, las renovaciones y la presentación de informes. A partir de ahí, definimos los requisitos de procesos, datos y funciones, y luego implementamos un enfoque estructurado para su ejecución.

La implementación se lleva a cabo de forma iterativa. Damos prioridad a los flujos de trabajo que tienen mayor impacto operativo, establecemos estándares de calidad de datos y documentación, y configuramos rutinas de revisión que garantizan una ejecución coherente. El servicio también incluye la gestión del cambio y la capacitación, para que los equipos adopten las nuevas formas de trabajo y mantengan la continuidad en todas las ubicaciones, tipos de propiedades y funciones.

Entre las áreas de intervención habituales se incluyen el seguimiento de la cartera y de las unidades, los registros de inquilinos y propietarios, los procesos de contratación y renovación, los flujos de trabajo de solicitudes de mantenimiento, la coordinación con los proveedores de servicios, los procesos de facturación y cobro, la gestión de documentos, los paneles de control de rendimiento y los controles operativos. El alcance exacto se adapta a la complejidad de la cartera de la organización y a su modelo de servicio.

Qué incluye

• Descubrimiento y alineación, entrevistas con las partes interesadas, análisis de la situación actual y definición de resultados medibles.
• Mapeo de procesos y funciones, arrendamiento, mantenimiento, facturación, renovaciones y rutinas de servicio, además de responsabilidades y autorizaciones.
• Modelo de datos y necesidades de generación de informes, entidades clave, definiciones de datos, reglas de calidad y requisitos de presentación de informes.
• Esquema de la solución, diseño de flujos de trabajo, rutinas operativas y plan de implementación.
• Implementación y configuración, configuración de flujos de trabajo, entornos, estructura de la documentación y rutinas de control.
• Manuales operativos, procedimientos, vías de escalamiento, definiciones de niveles de servicio y rutinas de registro.
• Pruebas y validación, validación funcional, comprobaciones de escenarios y preparación para el lanzamiento.
• Habilitación y adopción, capacitación basada en funciones, materiales de comunicación y apoyo en el traspaso de funciones.

Qué le ayuda a lograr este servicio

• Mejore la eficiencia operativa mediante la estandarización de los flujos de trabajo en todas las propiedades y equipos.
• Mejore la visibilidad del rendimiento de la cartera mediante datos y informes coherentes.
• Reduzca los retrasos en el servicio aclarando las responsabilidades, los procesos de aprobación y los procedimientos de escalamiento.
• Mejore la experiencia de los inquilinos y los propietarios con rutinas de servicio más predecibles.
• Mejorar los procedimientos de facturación y cobro mediante procesos claros y un seguimiento adecuado.
• Reduzca los riesgos mejorando la documentación, la trazabilidad y los controles operativos.
• Mejora la toma de decisiones armonizando los indicadores, la periodicidad de los informes y las rutinas de revisión.
• Permitir que los equipos internos utilicen y mejoren el sistema mediante capacitación y guías prácticas.

Entregables

• Resumen de la situación actual y la situación deseada, objetivos, limitaciones y hoja de ruta priorizada.
• Diagramas de procesos para los flujos de trabajo clave, incluyendo funciones, aprobaciones y excepciones.
• Definiciones de datos y requisitos de presentación de informes, incluidas las normas de calidad.
• Lista de tareas pendientes de implementación con criterios de aceptación e hitos.
• Manuales operativos para el arrendamiento, el mantenimiento, la facturación y las renovaciones.
• Plantillas de documentación y procedimientos de verificación para garantizar una ejecución coherente.
• Lista de verificación de validación y plan de preparación para el lanzamiento.
• Materiales de formación y documentación de traspaso.

Modelo de entrega

Fase 1: Análisis exploratorio y mapeo del contexto de la cartera, de 1 a 2 semanas

• Entrevistas con las partes interesadas y análisis de las operaciones actuales.
• Identifique los flujos de trabajo, las funciones y las necesidades de datos clave.
• Confirme los resultados, las limitaciones, los riesgos y las prioridades.

Fase 2: Definición de flujos de trabajo y datos, de 2 a 4 semanas

• Defina los flujos de trabajo, las aprobaciones y las rutinas de servicio.
• Defina las entidades clave, las reglas de datos y los requisitos de presentación de informes.
• Elaborar el esquema de la solución, la lista de tareas pendientes para la implementación y el plan de lanzamiento.

Fase 3: Implementación y configuración, de 4 a 10 semanas

• Configurar los flujos de trabajo, la estructura de la documentación y las rutinas operativas.
• Implementar los componentes de gestión de datos y generación de informes, así como las integraciones necesarias.
• Entregue el producto en iteraciones, con demostraciones y puntos de validación.

Fase 4: Pruebas, preparación operativa y controles, de 2 a 4 semanas

• Validar escenarios de principio a fin, excepciones y traspasos operativos.
• Finalizar los manuales de procedimientos, los procesos de escalamiento y la frecuencia de revisión.
• Elaborar el plan de puesta en marcha y la lista de verificación de preparación.

Fase 5: Puesta en marcha y estabilización, de 1 a 3 semanas

• Impartir capacitación y realizar traspasos basados en funciones.
• Apoyar la puesta en marcha, resolver los problemas y perfeccionar los procedimientos.
• Confirma la frecuencia de seguimiento y la lista de tareas pendientes de mejora para el próximo ciclo.