Descripción del servicio

Trabajamos con los equipos de dirección, jurídico, de cumplimiento normativo, tecnológico y operativo para traducir los requisitos de protección de datos en decisiones claras y prácticas documentadas. El proceso comienza por comprender cómo se recopilan, utilizan, comparten, almacenan y eliminan los datos personales en los distintos procesos empresariales, para luego definir los controles y las responsabilidades necesarios para gestionar el riesgo.

La política resultante está diseñada para ser aplicable en la práctica, no solo formal. Se complementa con procedimientos, plantillas, registros y capacitación, de modo que la organización pueda responder de manera coherente a las solicitudes, los incidentes y las auditorías. La implementación incluye la configuración de los flujos de trabajo, la estructura de la documentación y los mecanismos de seguimiento necesarios para mantener el programa, además de orientación para que los responsables internos lo gestionen tras el traspaso.

Qué incluye

• Evaluación de la situación actual, entrevistas con las partes interesadas, revisión de documentos y mapeo de los casos de uso de datos personales.
• Modelo de gobernanza de datos, funciones y responsabilidades, facultades de decisión y vías de escalamiento.
• Política de protección de datos personales, principios claros, ámbito de aplicación, definiciones y normas de funcionamiento.
• Modelo operativo de DDP y DPO, rutinas de gobernanza, periodicidad de los informes y estructura de rendición de cuentas.
• Procedimientos básicos y guías operativas, privacidad desde el diseño, flujo de trabajo de evaluación de riesgos, respuesta ante incidentes, retención y eliminación de datos, gestión de proveedores y terceros.
• Registros y pruebas, el inventario de procesos, los registros de solicitudes, los registros de incidentes, los registros de capacitación y la estructura de pruebas de control.
• Asistencia para la implementación, configuración de flujos de trabajo, plantillas de documentos y capacitación interna para el funcionamiento continuo.
• Formación y adopción, capacitación basada en funciones, situaciones prácticas y materiales de comunicación.

Qué le ayuda a lograr este servicio

• Establecer una política clara y coherente para el tratamiento de datos personales en todos los equipos.
• Definir las responsabilidades, los procedimientos de gobernanza y los procesos de toma de decisiones en materia de protección de datos.
• Reduzca el riesgo operativo convirtiendo los requisitos en procedimientos repetibles.
• Mejore la preparación para auditorías, la diligencia debida con respecto a los clientes y las revisiones contractuales.
• Responder de manera sistemática a las solicitudes de los interesados, a los incidentes y a las escaladas internas.
• Cree un registro de pruebas que se pueda mantener para garantizar el cumplimiento normativo y la mejora continua.
• Apoye a los equipos mediante capacitación, documentación y orientación práctica sobre sus funciones.

Entregables

• Resumen de la situación actual y las deficiencias, riesgos, prioridades y hoja de ruta recomendada.
• Política de protección de datos personales: versión aprobada y código fuente editable.
• Modelo operativo del programa, funciones, responsabilidades y periodicidad de los informes.
• Procedimientos y plantillas, gestión de solicitudes, respuesta ante incidentes, revisión de proveedores, conservación y eliminación.
• Estructura del inventario de procesamiento y orientación sobre el llenado inicial.
• Estructura del repositorio de pruebas y método de seguimiento.
• Materiales de capacitación y plantilla de registro de asistencia.
• Documentación de traspaso y plan del primer ciclo para el funcionamiento del programa.

Modelo de entrega

Fase 1: Análisis inicial y mapeo de datos, de 1 a 2 semanas

• Entrevistas a las partes interesadas y revisión de la documentación.
• Descripción general de los flujos de datos personales y las principales actividades de tratamiento.
• Identificación inicial de riesgos y deficiencias, y acuerdo sobre el alcance y las prioridades.

Fase 2: Definición de políticas y gobernanza, de 2 a 4 semanas

• Redactar y perfeccionar la Política de Protección de Datos Personales.
• Define roles, responsibilities, escalation paths, and governance routines.
• Acordar el modelo operativo del DDP y el DPO, incluyendo los mecanismos de presentación de informes y supervisión.

Fase 3: Procedimientos, registros y controles, de 2 a 5 semanas

• Elabora guías y procedimientos para situaciones clave.
• Defina los registros y las estructuras de evidencia, incluidas las plantillas y la titularidad.
• Adapta los controles a los flujos de trabajo reales y la validación a los equipos responsables.

Fase 4: Implementación y puesta en marcha, de 2 a 4 semanas

• Configurar flujos de trabajo y mecanismos de seguimiento para solicitudes, incidentes y pruebas.
• Capacitar a los puestos clave, llevar a cabo sesiones basadas en situaciones hipotéticas y realizar ajustes en función de los comentarios recibidos.
• Finalizar la documentación, establecer el primer ciclo operativo y los puntos de control.

Fase 5: Estabilización y traspaso, de 1 a 2 semanas

• Analizar las primeras ejecuciones y evaluar la calidad y la coherencia de las pruebas.
• Entrega de responsabilidades y calendario operativo.
• Definir la lista de mejoras pendientes para el próximo ciclo.